Numérisation fiable : Comment adopter une stratégie efficace pour votre entreprise ?
En route vers le zéro papier ? La récente publication de juin 2017 de la norme NF Z42-026 nous fait avancer d’un pas supplémentaire vers la transition numérique des entreprises. Elle pose en effet les bases de la numérisation fiable, c’est-à-dire une copie numérique présumée fiable qui affranchit l’entreprise de la nécessité de conserver l’original papier. Comment se préparer à la dématérialisation ? Ou plutôt comment accompagner l’avènement de la numérisation fiable et en saisir tous les bénéfices ?
La copie fiable, clé de voûte de la stratégie de numérisation
Le préalable indispensable consiste à bien comprendre en quoi consiste une copie fiable et quelles sont les conditions nécessaires et indispensables à la numérisation fidèle. Qu’elle soit réalisée en interne ou externalisée auprès d’un tiers, elle suppose la mise en place d’une chaîne complète de procédures obéissant à des référentiels précis.
Le caractère fiable ou fidèle ne sera en effet garanti que si l’ensemble des étapes du parcours de numérisation répondent bien aux exigences des différentes normes concernées. Sans conformité, le caractère fiable ne peut être attesté : il est donc important de faire appel à des logiciels, des outils ou des prestataires capables de présenter des certifications adaptées.
Numérisation : normes, traçabilité, conformité
La numérisation et surtout l’archivage s’envisage dans la durée. Les critères s’intéressent en premier lieu à l’intégrité de la copie lors de la numérisation proprement dite, en s’arrêtant par exemple sur la lisibilité du document reproduit, la mise en place d’une signature électronique qualifiée et horodatée, ainsi que le verrouillage contre toute modification.
La fiabilité soulève cependant aussi la question de la conservation des documents numérisés et celle de leur sécurisation au fil du temps. Elle requiert également la traçabilité de chacune des opérations de numérisation, notamment en cas de traitement par lot.
Pour toutes ces raisons, il est recommandé de faire appel à un fournisseur certifié. Plusieurs normes spécifiques dépassant le cadre de la certification internationale ISO ont justement été développées par l’Afnor afin de préparer l’évolution des réglementations françaises et européennes à la demande du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) en partenariat avec l’APROGED (Association des Professionnels pour l’Économie Numérique) et la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance). Les principales sont la NF Z42-026 pour le référentiel de certification sur la numérisation et la NF Z42-013 pour le Système d’Archivage Électronique.
Numérisation : une transition inéluctable
Dès lors que la loi accepte de conférer à la copie fiable la même force probante que l’original papier, la numérisation des documents n’est plus une option tant ses bénéfices sont nombreux… Pour peu que l’on s’attelle au sujet de façon réfléchie. Une fois que l’on dispose des outils nécessaires à l’établissement de copies fiables, il faut en effet réfléchir aux contours exacts de son projet de numérisation et d’archivage électronique des documents.
La première étape va consister à délimiter le périmètre du projet de numérisation fiable. Elle suppose de vérifier pour chacune des grandes familles de documents papier les contraintes réglementaires liées, et déterminer le scénario adapté de numérisation et d’archivage. C’est à ce stade, par exemple, que l’on étudiera la nécessité de conserver ou non l’original papier. Quels documents doit-on impérativement conserver sous forme physique et pour combien de temps ? Quelles sont les conditions à remplir pour autoriser sereinement la destruction de l’original ?
Au-delà des exigences de conformité, c’est au cours de cette étape préparatoire qu’il va falloir répondre aux principales questions posées par le passage du papier à la gestion électronique. Suis-je équipé des bons outils en matière d’authentification et de contrôle des accès ? Tous mes collaborateurs disposent-ils des outils nécessaires à l’ouverture et à la consultation des documents numérisés ? Enfin, comment vais-je assurer le stockage des documents qui resteront conservés sous leur forme physique ?
Accompagner la numérisation et piloter le retour sur investissement
Il faut accompagner le processus, en formant les différents métiers et fonctions concernés aux impacts de la numérisation. Elle s’accompagne de nouveaux outils informatiques et fait naître de nouveaux usages, il faut que les personnels concernés soient préparés à leur adoption.
Enfin, il est primordial de piloter les effets de la numérisation, afin de vérifier que l’opération se traduit bien par un retour sur investissement positif. La mise en place d’une chaîne de numérisation fiable suppose en effet des investissements, que ce soit en achat ou en frais récurrents : il faut donc vérifier que les bénéfices attendus se montrent bien au rendez-vous.
La complexité vient ici de la définition des indicateurs qui serviront à mesurer la performance : il s’agit de mesurer le temps de traitement unitaire d’un document ainsi que sa consultation, le taux d’erreur, le gain de place, les économies réalisées en termes d’envoi postal, à moins qu’il convienne plutôt d’étudier la satisfaction des clients… ou celle des collaborateurs ?
Anticiper le phénomène pour ne pas le subir
Les administrations sont déjà et seront demain toujours plus nombreuses à imposer le recours à des échanges numériques, avec un impact qui s’étendra à toutes les fonctions traditionnelles de l’entreprise, de la finance aux ressources humaines en passant par les achats ou l’audit.
Le processus est donc devenu incontournable. À ce niveau, nous ne saurions que trop vous conseiller d’essayer de voir à moyen et à long terme. Le problème n’est pas seulement de numériser la facturation ou la gestion comptable de l’entreprise : il faut aller plus loin et envisager la numérisation fiable comme un accélérateur de performance dont les effets positifs ont le potentiel de se faire sentir à tous les étages.
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