Les clés d’une bonne organisation : rangement et classement !

  L’organisation dans le travail est l’une des clés de la performance. La recherche de dossiers ou de papiers égarés au milieu des piles sur votre bureau ainsi que la désorganisation de vos documents électroniques est extrêmement chronophage et source de stress.

Pour gagner du temps et travailler le plus sereinement possible, le rangement et le classement de vos documents sont salvateurs !

Choisissez des meubles de rangement adaptés

Pour organiser votre poste de travail et classer facilement vos dossiers, vos documents et vos ouvrages professionnels, il existe différents types de meubles de bureau.

1. Bibliothèques, armoires et solutions murales

Les solutions murales comme les rayonnages, mais aussi les bibliothèques et les armoires vous permettent de ranger efficacement votre matériel.
Pour parfaire le rangement, vous pourrez y ajouter des bacs en carton ou des caisses en plastique de couleur pour rassembler vos documents et vos outils.
Pensez à les étiqueter pour retrouver facilement ce que vous y avez rangés !

Chez Bruneau il existe des solutions pour tout le monde !

1. Caissons et meubles à tiroirs

Pour ranger votre bureau d’une manière discrète et notamment si vous ne disposez pas d’un grand espace, orientez-vous vers du mobilier de bureau qui se glissent sous votre poste de travail. Souvent munis de roulettes, les caissons ou autres meubles à tiroirs permettent de ranger vos documents et de les garder à portée de mains. Il en existe de toutes les tailles et de toutes les couleurs : vous aurez l’embarras du choix !
Vous avez beaucoup de dossiers ? Testez les caissons pour dossiers suspendus ! Il vous permet de trouver et de parcourir rapidement les documents recherchés, à condition de les étiqueter et de les classer par ordre alphabétique par exemple.

Si vos dossiers sont confidentiels, choisissez un modèle à fermeture à clef, voir un coffre ignifugé qui permettra de garder en sécurité vos documents en cas d’incendie.

1. Les rangements nomades

Pour éviter le bazar sur votre bureau, équipez-vous de rangements nomades. Ils sont faciles à déplacer et souvent modulables : un porte-revues pour classer vos dossiers à proximité de votre ordinateur, un porte-lettres pour ranger vos courriers, un trieur de documents facilement transportable ou encore de jolies boîtes de rangement étiquetables. Les classeurs, classiques ou disposant de pochettes en plastique, sont également parfaits pour classer des feuilles et des papiers qui resteront facilement consultables. Bref, les solutions de rangement ne manquent pas !

Toutes ces meubles sont pensés pour vous aider à classer vos affaires et mieux vous organiser au travail. Testez-les !

Classez vos affaires selon leur utilisation

L’une des clés du classement , c’est l’organisation de vos affaires par utilisation. Il s’agit de  rassembler les documents par sujet, par utilité, par ordre d’urgence ou par thématique. Pour s’y retrouver, la solution la plus utilisée consiste à créer un code couleur efficace pour chacune des catégories de documents. Utilisez de préférence les couleurs chaudes pour les dossiers relatifs à des tâches urgentes ou compliquées, par exemple.
Ayez toujours sous la main des étiquettes autocollantes et des post-it pour écrire une note sur vos documents. Vous pourrez y inscrire le nom d’un client, le thème du dossier et y ajouter une note personnelle qui facilitera votre travail ou votre recherche d’informations.

Pensez au rangement électronique

Les ordinateurs doivent eux aussi être minutieusement organisés pour vous éviter de perdre du temps lorsque vous recherchez un fichier.
Pour cela, il est important de créer de nombreux dossiers pour classer efficacement vos factures, vos documents, les pièces jointes que vous recevez ou les plaquettes de présentation de votre entreprise par exemple. Évitez de laisser tous vos fichiers sur le bureau de votre ordinateur !

• Disque dur et serveurs NAS

Si vous devez sauvegarder et transporter avec vous des fichiers lourds ou si vous souhaitez garder en permanence une copie de vos outils de travail, il est indispensable de posséder un disque dur externe. En cas de panne d’ordinateur ou d’un problème de mémoire sur ce dernier, ils sont une garantie de sécurité.

Les disques durs disposent de capacités plus ou moins importantes. Choisissez-la selon le type de documents que vous souhaitez y stocker : des fichiers audio ou des fichiers vidéo occupent beaucoup plus d’espace que de simples fichiers textes par exemple.
Pour un espace de stockage encore plus important, vous pouvez utiliser des serveurs NAS. Ces derniers sont connectés à votre réseau internet et fonctionnent comme un cloud. Ils permettent la sauvegarde de fichiers et leur échange entre ordinateurs. Ils consomment peu d’énergie et s’utilisent avec un disque dur, souvent inclus et prêt à l’emploi.

• Clé USB, CD-DVD…

Pour un transport simple et léger de vos fichiers, vous pouvez utiliser des clés. Ces solutions sont idéales pour emporter avec vous une présentation PowerPoint ou les fichiers dont vous aurez besoin lors d’un rendez-vous professionnel.
Vous pouvez également graver vos fichiers à archiver sur CD-DVD ou Blu Ray. Cet archivage est rapide et ne prend pas beaucoup de place. Mais pour vous y retrouver, étiquetez-les !
Compacts, ces supports multimédias sont facilement transportables. Ils permettent par exemple d’éviter les risques liés à l’envoi des fichiers confidentiels par e-mail.

Organisez-vous et rangez chaque soir votre bureau

La meilleure astuce pour garder votre bureau et vos affaires classés à la perfection est de ne jamais remettre au lendemain les opérations de tris !
Le classement de vos dossiers vous permettra de ne pas prendre de retard et de ne pas laisser des piles de papier s’empiler sur votre bureau. Pour rester organisé, prenez chaque soir quelques minutes pour remettre en ordre les documents que vous avez sortis durant la journée ou pour classer les nouveaux courriers ou dossiers qui vous ont été adressés ou confiés.
Pour les fichiers électroniques que vous téléchargez, enregistrez simplement ces documents dans les dossiers correspondants dès lors que vous les recevez.
Bref, rangez vos affaires chaque soir pour commencer vos journées dans le calme et la sérénité !