Quand le standard de l’entreprise est fermé, le message de répondeur téléphonique professionnel entre en jeu. Au-delà des horaires d’ouvertures de l’entreprise, ce message d’accueil téléphonique est donc très important, puisqu’il permet de prendre soin de ses appelants même lorsqu’on est fermé. Mais, ne parvenant pas à joindre l’entreprise, vos appelants peuvent être frustrés par un tel message. Par conséquent, il y a des règles à observer pour contourner l’effet de frustration chez ses clients et renforcer l’image de marque de votre entreprise.
Les différents types de répondeur téléphonique professionnel
On distingue deux types de répondeur :
- le répondeur téléphonique enregistreur : ce message notifiera votre indisponibilité à vos clients et donnera à ceux-ci la possibilité de vous laisser un message vocal ;
- le répondeur téléphonique simple : la plupart des entreprises ne préfèrent pas que les appelants laissent de message vocal, à cause de la difficulté à rappeler tout le monde dans un timing judicieux. C’est pour cette raison que le répondeur téléphonique simple favorise le relai des horaires d’ouvertures de l’entreprise, sans option de dépôt de message vocal. Toutefois, il est conseillé de réorienter son appelant vers un numéro d’urgence, son site internet, un formulaire contact, afin de ne pas engendrer un sentiment de frustration.
L’intérêt du répondeur professionnel
Le message répondeur professionnel est indispensable dans le développement de l’activité de votre entreprise :
- il permet de pallier la perte des contacts de vos clients, prospects ou fournisseurs ;
- il contribue au renforcement de l’image de marque de votre entreprise.
Le message de répondeur professionnel est un véritable canal de communication à ne pas négliger. Il faut absolument l’exploiter !
Les usages multiples du message répondeur téléphonique professionnel
Diffusé en dehors des temps d’ouverture de l’entreprise, le message de répondeur téléphonique permet de garder le contact avec ses clients à chacune de ses absences.
À travers le message de répondeur téléphonique, la diffusion de certaines informations est donc convenable :
- les horaires d’ouverture de l’entreprise ;
- les fermetures exceptionnelles (changement de numéro, inventaire, ponts, congés d’été, d’hiver, déménagement…) ;
- le site internet.
On peut aussi offrir d’autres alternatives à l’appelant en cas d’indisponibilité :
- joindre l’entreprise par e-mail ;
- contacter un numéro d’urgence ou d’astreinte ;
- inviter ses appelants à rappeler.
Comment créer son message de répondeur téléphonique professionnel ?
Le message d’accueil téléphonique est la vitrine d’une entreprise, sa première porte d’entrée ! Le téléphone se révèle le premier véhicule d’image de toute société. Optez donc pour un texte communiquant soutenu par une voix plaisante et une musique appropriée à votre activité, afin d’accueillir vos appelants de manière qualitative dès la première sonnerie.
- Soyez audible.
- Utilisez le nom de votre contact.
- Restez bref.
- Contextualisez votre appel.
- Écoutez votre message.
Besoin de conseils sur le texte, la musique ou la voix ? Il est toujours préférable de faire appel à un professionnel du domaine comme ATS Studios. Le spécialiste de l’accueil téléphonique vous accompagne dans toutes les phases de votre projet, depuis la conception jusqu’à la production. Après la réalisation de vos messages d’accueil téléphoniques, vous bénéficiez par ailleurs d’un suivi et d’un accompagnement afin de faire évoluer vos messages.